Katram cilvēkam tiek iedots savs laiks. Līdz ar to, viss laiks, kas pieder cilvēkam, ir cilvēka personiskais laiks. Kā laiks tiek izmantos, tas atkarīgs no paša cilvēka. Dzīvē esošās lomas (bērns, vecāks, māsa, brālis, vecvecāks, kolēģis, darbinieks, draugs utt.), var iedalīt vairākās dzīves jomās kā ģimene, darbs, sociālā dzīve, laiks sev u.c., un savu personisko laiku plānot, ņemot vērā esošās dzīves jomas. Dzīves jomas var mainīties, jo to nozīmi ietekmē prioritātes, kādas ir cilvēkam. Līdz ar to laiks tiek plānots pēc prioritātēm. Tādēļ ļoti nozīmīgi ir izvērtēt, kuras no dzīves jomām ir prioritārās un vienmēr ieplānot tām laiku.

Laiks tiek plānots neatkarīgi vai cilvēks to dara apzināti vai neapzināti. Kādi faktori vienmēr ietekmēs to, kā cilvēka laiks tiks saplānots. Nozīmīga ir apzināta sava personiskā laika plānošana, jo tādā veidā cilvēks ir pats noteicējs pār savu laiku, un to, kā laiks tiks izmantots. Laika plānošana sniedz arī stabilitātes un kontroles sajūtu pār situāciju, jo plānojot laiku, vienmēr tiek ieplānots rezerves laiks, kādu procesu izpildei, kā arī laika plānošanā būtisks apstāklis ir elastībai, jo nav iespējams visu ieplānot, ir daudzi ārēji faktori, kas var ietekmēt ieplānoto.
Personiskā laika plānošana ir ciklisks process, kura ietvaros izpildot konkrētu soli, nokļūst pie nākamā. Maģistra darba ietvaros “Personiskā laika plānošanas mācību materiāla izstrāde”, tika izstrādāts personiskā laika plānošanas modelis, kas sastāv no septiņiem soļiem:

1. Attieksme un vēlme(s) – cilvēka attieksme pret kādu lietu darīšanu, attieksmei jābūt pozitīvai, kā arī ir jābūt vēlmei kaut ko sasniegt.

2. Mērķa(u) izvirzīšana – kad ir radusies vēlme, kaut ko sasniegt, vēlme tiek definēta, nosakot to mērķī. Mērķi var būt īstermiņa un ilgtermiņa.

3. Uzdevumu noteikšana mērķa(u) sasniegšanai – lai mērķi veiksmīgāk sasniegtu, tiek izvirzīti uzdevumi mērķa sasniegšanai.

4. Plānošana – process, kurā tiek noteikti soļi, kā tiks pildīti uzdevumi, lai veiksmīgāk un efektīvāk sasniegtu mērķi.

  • Nosaka prioritātes pēc esošās situācijas – mērķa sasniegšanai ir jāizvērtē esošā situācija, kurā tiek novērtēts, kādus uzdevumus ir jāveic primāri, lai mērķi sasniegtu. Ja vienlaicīgi tiek mēģināti sasniegti vairāki mērķi, tad nosaka īstermiņa mērķus kā prioritāros.
  • Plānošanas metodes un rīku izvēle – uzdevumu veiksmīgākai izpildei, tiek noteikta metode, kas piemērota attiecīgajiem uzdevumiem, kā arī tiek noteikti nepieciešamie rīki, kas veicinātu metodes īstenošanu.

5. Paškontrole – lai plānošanas process, tātad arī uzdevumu izpilde mērķa sasniegšanai, realizētos, ir nepieciešama paškontrole, kas nodrošina plāna izpildi, kā arī plānošana tiek uzraudzīta, lai visi plānotie uzdevumi tiktu veikti. Ja rodas kādi sarežģījumi plānā, paškontrole dod iespēju pārplānot plānu tā, lai plāns sniegtu nepieciešamo rezultātu.

6. Motivācija – nozīmīgs posms personiskā laika plānošanā, lai sasniegtu mērķi, jo motivācija nodrošina vēlmju piepildīšanu.

  • Pašefektivitāte – motivācija veicina pašsefektivitāti un pašefektivitāte veicina motivāciju.
  • Motivācija nodrošina mērķa sasniegšanu.
  • Ja nav motivācijas, ir jāatgriežas pie otrā posma mērķu izvirzīšana, jo iespējams, ka procesa laikā ir mainījies mērķis, vai arī ir aizmirsies, kāds ir bijis mērķis, kas tika izvirzīts.
  • Plānošana – motivācija nodrošina plānošanas posma realizēšanos, kā arī plānošanas posmu realizēšana veicina motivāciju.

7. Mērķa sasniegšana – kad izieti pirmie seši posmi, iespējams konstatēt, vai mērķis ir sasniegts. Ja mērķis ir sasniegts, ir sasniegts pirmais posms – piepildīta vēlme. Sasniedzot kādu mērķi, personiskā laika plānošanas modelis sākas no jauna. Ja mērķis nav sasniegts, ir jāatgriežas iepriekšējos posmos, līdz saprot, kurš posms ir jāizmaina, lai veiksmīgi tiktu nākamajā posmā. Ja gadās situācijas, kad nokļūst atpakaļ pirmajā posmā, tas nozīmē, ka radusies vēlme nav bijusi pietiekami vērtīga, lai kļūtu par mērķi un ir jāizvirza jauns mērķis, kas piemērots attiecīgajiem apstākļiem.

  • Attieksme un vēlme(s) – personiskā laika plānošana ir ciklisks un nebeidzams process. Sasniedzot vienu mērķi, tiek izvirzīti citi mērķi. Līdz ar to situācijās, ja kāds mērķis netiek sasniegts, ir jāapzinās, ka mērķus var arī nesasniegt, tādēļ svarīgi ir turpināt mērķtiecīgi darboties, jo personiskā laika plānošana ir ciklisks un mainīgs process, kas piemērojas attiecīgajai cilvēka dzīves situācijai un reālajām iespējām.

Personiskā laika plānošanai svarīgs ir ikviens posms un ikvienu posmu ietekmē cilvēka individualitāte. Modeļa ceturtais posms ir plānošana. Kā viens veids, kas var palīdzēt cilvēkam plānot personisko laiku, ir dažāda veida laika plānošanas metožu izmantošana. Personiskā laika plānošanas mācību materiālā ir apakšnodaļa, kurā ir uzskaitītas vairākas plānošanas metodes, kas varētu palīdzēt cilvēkam plānot savu personisko laiku. Kā vienas no universālajām personiskā laika plānošanas metodēm ir “Prioritāšu noteikšana” un “Eizenhauera matrica”. “Prioritāšu noteikšana” sniedz iespēju noteikt prioritātes, kas nepieciešamas kādā no cilvēka dzīves jomām. Nosakot prioritātes, ir iespējams veikt nākamo plānošanas posmu, apzinoties, kādi darbi veicami. Noderīga metode – “Eizenhauera matrica”, jo ar tās palīdzību ir iespējas noteikt, kādi darbi ir steidzami, šos darbus būtu jāizpilda uzreiz (ja ir vairāki uzdevumi, jāizveido uzdevumu saraksts, vēlams prioritārā secībā, kā uzdevumi būtu veicami). Svarīgo uzdevumu veikšana ir jāieplāno, jo, ja tie netiek ieplānoti un laicīgi izpildīti, šādi uzdevumi kļūst par steidzamiem uzdevumiem. Apzinoties veicamos darbus, svarīgi ir apzināties, kādus darbus iespējams deleģēt kādam citam, vai arī palīdzēt kādam veikt kādu uzdevumu, jo tas, savukārt, var būt nepieciešams, lai varētu veikt savu “steidzamo” uzdevumu. Un, protams, nedarīt lietas, kas konkrētajā brīdī nav svarīgas un nav steidzamas, lai nezaudētu laiku.

Uzdevuma veikšanai, reizēm, pietiek tikai ar koncentrēšanos – visa uzmanība veltīta konkrētajam darbam. Ir metodes, piemēram, “Pomodoro tehnika” vai “52/17 metode”, kas nosaka konkrētu laiku, cik ilgi jākoncentrējas uzdevuma veikšanai un cik ilgi jāatpūšas. Ja ir saspringti jākoncentrējas kāda uzdevuma veikšanai, tad atpūtas ievērošana ir būtiska, lai pēcāk spētu koncentrēties nākamā uzdevuma veikšanai.

Vides organizēšana metode, kas ikdienā, lai arī nepamanāmi, bet spēj ietaupīt cilvēka laiku. Dokumenti un lietas tiek sakārtoti, lai nepieciešamības gadījumā ātri būtu iespējams atrasts vajadzīgo, kā rezultātā tiek ietaupīts laiks, jo dokuments vai lieta netiek ilgi meklēti. Dokumenti, piemēram, elektroniski, tiek kategorizēti pēc sistēmas, kuru cilvēks pats izveidojis, lai tajā būtu ērti orientēties, piemēram, dokumenti kārtoti pēc datumiem, alfabēta, darāmie vai pabeigtie uzdevumi utt.

Cilvēkam ir jāpārvalda savs personiskais laiks. Ir jāiemācās pateikt “Nē”, lai pasaudzētu sevi un lieki neiztērētu savu laiku. Ir jāiemācās izvairīties no “laika zagļiem”, kas traucē un kavē veikt uzdevumus. Ir jāpieņem lēmumi, lai nodrošinātu veiksmīgu darbības turpināšanos.

Personiskā laika plānošanas metodes ir dažādas, jo metodes veido pats cilvēks, ņemot vērā sev ērtāko plānošanas veidu. Svarīgākais, lai izvēlētā metode darbojas un veicina personiskā laika plānošanu. Plānojot personisko laiku, tiek ņemtas vērā, ne tikai dzīves jomas, bet arī prioritātes, steidzamie uzdevumi, kā arī rezerves laika ieplānošana un laika ieplānošana sev – laiks, ko cilvēks velta sev, atpūšoties, atgūstot spēkus, motivējot sevi utt. Plānojot laiku, ir jābūt reālistiskam un nevajag laiku pārplānot. Labāk ieplānot mazāk, bet to izdarīt, nevis pārplānot un netikt ar ieplānoto galā, kā rezultātā var rasties vainas apziņa un stress. Laika plānošanai ir jāveicina motivācija un emocionālo sajūtu pacēlums, kā arī ir jāmazina stress. Tādēļ laika plānošanai ir jābūt pārdomātai, kas, protams, aizņems kādu daļu no personiskā laika, bet šajā gadījumā nostrādā “Princips 80/20” – tiek veltīta neliela daļa sava laika plānošanai, kas nodrošina veiksmīgas, piemēram, dienas izdošanos.

Personiskā laika plānošanai ir jābūt elastīgai, ieplānotajam ir jābūt reāli izpildāmam. Jāieplāno atpūtas brīži un laiks, ko cilvēks velta sev, lai sevi pilnveidotu un esošo laiku izmantotu pilnvērtīgi, piepildot mazās un lielās vēlmes, kā arī sasniedzot mazos (piemēram, dienas) un lielos dzīves mērķus.

Personiskā laika plānošanas mācību materiāls

 

Rakstu sagatavoja:

Gunita Eņģele
Maģistra darba “Personiskā laika plānošanas mācību materiāla izstrāde” autore