Starp oriģinālu un digitālo kopiju: Erasmus+ pieredzes apmaiņa Ungārijā 

Mobilitātes mērķis bija iepazīties ar Ungārijas Nacionālā arhīva (Magyar Nemzeti Levéltár) un Ungārijas Nacionālās bibliotēkas (Országos Széchényi Könyvtár) pieredzi kultūras mantojuma glabāšanā un saglabāšanā, krājuma digitalizācijā un pieejamības nodrošināšanā, kā arī salīdzināt lasītāju apkalpošanas un darba organizācijas principus. Īpaša uzmanība tika pievērsta jautājumam, kas kultūras mantojuma institūcijām kļūst arvien aktuālāks, – kā vienlaikus nodrošināt pēc iespējas plašāku digitālo pieejamību un saglabāt fizisko oriģinālu nākamajām paaudzēm.

Trīs piepildītās mācību dienās apmeklējām Ungārijas Nacionālā arhīva galveno ēku un tā Obudas kompleksu, jauno Ungārijas Nacionālās bibliotēkas repozitāriju Piliščabā, kā arī pašu Ungārijas Nacionālo bibliotēku Budas pils kompleksā.

Ungārijas Nacionālais arhīvs – vēsture, digitalizācija un sabiedrības iesaiste

Pirmā mācību diena aizritēja Ungārijas Nacionālā arhīva galvenajā ēkā Budā. Institūcijas vēsture aizsākas 1756. gadā, un tās krājuma mērogu raksturo vairāk nekā 36 miljoni glabājamo vienību un aptuveni 300 kilometru plauktmetru. Vecākais arhīvā glabātais dokuments datēts ar 1109. gadu.

Jau pirmajās sarunās kļuva skaidrs, ka vienas no būtiskākajām arhīva šī brīža prioritātēm ir digitalizācija un dzimtu pētniecība. Digitalizēto materiālu izmantošana tiek mērķtiecīgi veicināta arī ikdienas pētniecībā – ja dokuments ir pieejams digitāli, priekšroka tiek dota tā digitālajai kopijai, fizisko oriģinālu saudzējot un izsniedzot tikai atsevišķos gadījumos. Tā ir saprotama pieeja, jo Ungārijas nacionālajā arhīvā daudzi dokumenti saglabājušies tikai vienā eksemplārā.

Vizītes laikā iepazināmies arī ar dažādiem arhīva materiāliem. Patīkams pārsteigums bija dokumenti latviešu valodā, piemēram, Latvijas un Ungārijas ārlietu institūciju sarakste un materiāli no Ungārijas konsulāta Rīgā. Arhīva kolekcijas daudzveidību ilustrēja gan viduslaiku manuskripti un vēsturiskās kartes, gan sfragistikas jeb zīmogu kolekcija.

Īpaši interesanta no bibliotēku skatpunkta bija arhīvam piesaistītā zinātniskā bibliotēka ar vairāk nekā 100 000 iespieddarbiem. Tās krājumu galvenokārt veido literatūra par vēsturi, arhīvu nozari, dokumentu pārvaldību un pētniecību. Krājums apskatāms tikai uz vietas. Šeit, kā arī citās Ungārijas nacionālās bibliotēkas ēkās, aktuāls ir telpu pieejamības un vietas trūkuma jautājums, tāpēc mazāk pieprasītā literatūra pakāpeniski tiek pārvietota uz Obudas krātuvēm, atbrīvojot vietu aktuālākiem materiāliem.

Vērtīga bija arī iepazīšanās ar Ungārijas bibliotēku kopkatalogu MOKKA, kurā vienuviet iespējams ērti meklēt informāciju dažādos Ungārijas bibliotēku krājumos. Kopā ar ungāru kolēģiem tajā meklējām ar Latviju saistītus izdevumus un atradām gan dažādu nozaru, gan atšķirīgos laikposmos izdotas monogrāfijas. Vienlaikus iepazīstinājām ar LNB izmantotajiem informācijas meklēšanas risinājumiem – PRIMO un Kopkatalogu.

Sabiedrība kā arhīva partneris

Viena no iedvesmojošākajām arhīva iniciatīvām ir kopš 2021. gada īstenotā brīvprātīgo programma. Tajā sabiedrība tiek iesaistīta ne tikai vienkāršu tehnisku darbu veikšanā, bet arī pētniecībā, datubāžu papildināšanā un mākslīgā intelekta modeļu apmācībā. Līdzīgi, tikai mazākā apmērā, strādā LNB pārvaldītā digitālā kolekcija Zudusī Latvija, kuras satura papildināšanā iesaistās arī sabiedrība, iesūtot fotogrāfijas un to aprakstus, kā arī papildinot jau esošus ierakstus.

Viens no projektiem veltīts represēto un izsūtīto ungāru reģistram. Brīvprātīgie no vēsturiskajām personu kartītēm apkopojuši vārdus, uzvārdus un citus biogrāfiskos datus, veidojot informācijas kopumu, kas daudziem cilvēkiem ļāvis atrast ziņas par savu tuvinieku likteņiem.

Arhīva nākotnes iecere ir vēl vērienīgāka. Viņi plāno pakāpeniski veidot sistēmu Ungārijas iedzīvotāju dzimtu pētniecībai. Šis piemērs labi parāda, ka kultūras mantojuma institūcija var uztvert sabiedrību ne tikai kā savu pakalpojumu ņēmēju, bet arī kā partneri satura pētniecībā un bagātināšanā.

Piliščaba – krātuve ar skatu simt gadu nākotnē

Otrās mācību dienas sākumā LNB pārstāves devās aptuveni stundas braucienā no Budapeštas uz Piliščabu, kur atrodas jaunais Ungārijas Nacionālās bibliotēkas repozitārijs. Ēka pabeigta 2024. gadā, reaģējot uz krājuma pieaugumu un mūsdienīgām glabāšanas prasībām.

Repozitārijs jau arhitektoniski liecina par savu funkciju – tā jumta forma simbolizē atvērtu grāmatu, savukārt, ātrija gaismekļu risinājums veidots kā simbolisks ceļš uz zināšanām. Ēku projektējis ungāru arhitekts Attila Turi.

No mobilitātes dalībnieku profesionālā viedokļa vēl iespaidīgāks ir ēkas saturs. Tajā izbūvētas ne tikai krātuves, bet arī digitalizācijas telpas, restaurācijas laboratorija un plaša aklimatizācijas zona – īpaši ierīkota telpa, kurā pēc pārvietošanas starp bibliotēkas ēkām izdevumi noteiktu laiku tiek uzglabāti karantīnas režīmā. Tas ļauj krājuma vienībām pakāpeniski pielāgoties jaunajiem mikroklimata apstākļiem un novērš iespējama bioloģiskā piesārņojuma vai kaitēkļu nonākšanu pārējā krājumā. Piekļuve tiek stingri kontrolēta, izmantojot vairāku pakāpju drošības sistēmu.

Krātuvēs ierīkoti aptuveni 81 000 rullējamo un 10 000 stacionāro plauktmetru, un tās projektētas, domājot par krājuma pieaugumu aptuveni simt gadu perspektīvā. Izdevumu izvietošanai izmantota piecu formātu sistēma, kas ļauj efektīvāk izmantot krātuves telpas un plauktu dziļumu.

Krātuvēs tiek samazināts skābekļa daudzums un ierobežots apgaismojums, tādējādi radot maksimāli labvēlīgus apstākļus materiālu ilgstošai saglabāšanai. Vienlaikus bibliotēkai ir ļoti apjomīgs mikrofilmu krājums. Tieši šeit īpaši skaidri bija redzams Ungārijas kolēģu princips – digitalizācija neaizstāj oriģināla saglabāšanu. Digitālā kopija nodrošina pieejamību, savukārt, fiziskais oriģināls un mikrofilma joprojām tiek uztverti kā būtiskas ilgtermiņa saglabāšanas komponentes.

Tas bija viens no mobilitātes būtiskākajiem secinājumiem arī mums – tehnoloģijas mainās ļoti ātri, tādēļ ilgtermiņa saglabāšanas stratēģijā nevar paļauties tikai uz vienu nesēju vai vienu tehnoloģisku risinājumu.

Obuda – kad restaurācija un digitalizācija strādā kopā

Otrajā dienā LNA kolēģi apmeklēja Obudu, kur atrodas Ungārijas Nacionālā arhīva komplekss ar arhīvglabātavām, digitalizācijas un restaurācijas nodaļām.

Digitalizācijas darbnīcā pašlaik viens no apjomīgākajiem darbiem ir civilstāvokļa aktu un baznīcu grāmatu digitalizācija. Tuvāko piecu gadu laikā plānots apstrādāt aptuveni 32 000 reģistru. Digitalizācijai tiek izmantoti automātiski, pusautomātiski un manuāli grāmatu skeneri. Praksē kolēģi par efektīvāko atzinuši pusautomātisku darba procesu – darbinieks pāršķir lapas, bet pārējās darbības veic iekārta.

Arhīvā tiek digitalizētas arī mikrofilmas un lielformāta dokumenti, plāni un kartes. Interesanti bija dzirdēt, ka pat ļoti moderna automatizācija ne vienmēr nozīmē ātrāku rezultātu – pilnībā automātiska grāmatu skenēšana var būt lēnāka, turklāt tā nav piemērota trausliem materiāliem.

Digitalizācijas procesā arvien biežāk ienāk arī mākslīgais intelekts. Ungārijas kolēģi izmanto programmu Transkribus vēsturisko rokrakstu atpazīšanai un eksperimentē ar citiem risinājumiem, jo neviena sistēma vēl nespēj pilnībā aizstāt cilvēka darbu. Tas ir īpaši būtiski tiem kultūras mantojuma materiāliem, kur kļūdas var mainīt dokumenta interpretāciju.

Turpat darbojas arī restaurācijas nodaļa. Restauratori strādā ar papīra dokumentiem, grāmatām, zīmogiem un citiem materiāliem, sākot ar objekta stāvokļa izvērtēšanu un beidzot ar tā sagatavošanu ilgstošai glabāšanai vai digitalizācijai.

Redzējām darbu ar Japānas papīru, bojāto vietu nostiprināšanu, grāmatu pārvākošanu, kā arī individuāli izgatavotas bezskābes mapes un kastes. Īpašu uzmanību piesaistīja zīmogu kopiju izgatavošana no vaska un silikona.

Būtiska atziņa, ka restaurācija un digitalizācija šeit nav nodalīti procesi. Restaurators izvērtē, vai konkrēto dokumentu drīkst skenēt, vai tas pirms tam jānostiprina un, atsevišķos gadījumos, skenēšanas vietā izvēloties materiālam drošāku metodi – fotografēšanu. Tas parāda, cik svarīga saglabāšanas darbā ir dažādu profesionāļu cieša sadarbība.

Ungārijas Nacionālā bibliotēka – līdzīgi mērķi, atšķirīga darba organizācija

Trešo mācību dienu pavadījām Ungārijas Nacionālajā bibliotēkā, kas dibināta 1802. gadā un atrodas Budas pils kompleksā.

Bibliotēkas pamatuzdevumi ir ļoti līdzīgi LNB – nacionālā krājuma veidošana, saglabāšana, pieejamības nodrošināšana un kultūras mantojuma nodošana nākamajām paaudzēm. Krājumā glabājas aptuveni 10 miljoni vienību, neskaitot mikrofilmas, un bibliotēkā strādā ap 400 darbinieku.

Mobilitātes laikā bija redzams, ka līdzīgi institūciju uzdevumi nebūt nenozīmē vienādu organizācijas struktūru.

Labs piemērs ir Periodikas nodaļa, kurā strādā 12 darbinieki. Tās galvenie pienākumi saistīti ar periodikas krājuma saņemšanu, apstrādi, sagatavošanu un saglabāšanu, savukārt, lasītāju apkalpošana ir cita departamenta kompetencē. Tādējādi Ungārijas Nacionālās bibliotēkas Periodikas nodaļas funkcijas tikai daļēji sakrīt ar LNB Periodikas nodaļas darbu.

Periodikas krājumā ir aptuveni 95 000 laikrakstu un žurnālu nosaukumu. Katru gadu tiek saņemti aptuveni 200 līdz 300 jauni periodisko izdevumu nosaukumi, kamēr citi izdevumi pārtrauc savu iznākšanu.

Īpašu uzmanību pievērsām saglabāšanas praksei. Saņemtie eksemplāri tiek iesieti, bet ilgtermiņa saglabāšanai izmantotas arī restauratoru īpaši izgatavotas mapes un kastes. Viens eksemplārs tiek glabāts bibliotēkā, bet otrs – repozitārijā mūžsaglabāšanai. Savukārt, brīvpieejai nepieciešamie eksemplāri tiek iegādāti atsevišķi.

Apmeklējot Obligātā eksemplāra nodaļu, pārliecinājāmies, ka arī ļoti atšķirīgās bibliotēku sistēmās izaicinājumi ir pārsteidzoši līdzīgi un mums pazīstami.

Obligātā eksemplāra regulējums Ungārijā pastāv jau kopš 19. gadsimta sākuma. Nodaļā strādā 16 darbinieki, kuri nodarbojas gan ar obligātā eksemplāra saņemšanu un apstrādi, gan ar ISBN, ISSN un citiem izdevējdarbības jautājumiem.

Arī Ungārijā ne visi izdevēji obligātos eksemplārus iesniedz laikus, un ne vienmēr ir viegli pārliecināties, vai bibliotēka saņēmusi visu valstī publicēto, kā tas nereti ir arī LNB.

Ungārijas Nacionālā bibliotēka izmanto līdzīgu pieeju kā LNB, kas glabā viena izdevuma dažādus variantus – ar atšķirībām dizainā, iesējuma formā vai fiziskajā noformējumā.

Lasītavas – mazāks darbinieku skaits, strukturēts pakalpojums

Bibliotēkas lasītavas izvietotas Budas pils ēkas 5. un 6. stāvā. Vēsturiskā ēka pati par sevi nosaka gan telpu plānojumu, gan to, kā iespējams organizēt lasītāju apkalpošanu.

Mobilitātes dalībnieki apmeklēja 5. stāva publisko zonu, kurā strādāja trīs darbinieki – bibliogrāfs un divi darbinieki, kuri nodrošina izdevumu izsniegšanu.

Lasītājs reģistrējas, saņem vietas numuru un veic pasūtījumu, kas tālāk tiek nodots krātuvei. Pieprasītā materiāla saņemšana parasti aizņem aptuveni 30 minūtes. Dokumentu apritei tiek izmantota arī vizuāla marķēšana, piemēram, periodikas pieprasījumi tiek atzīmēti ar atšķirīgu krāsu.

No LNB skatupunkta bija interesanti salīdzināt, ka līdzīga apjoma publiskās zonas darbību iespējams organizēt ar salīdzinoši nelielu darbinieku skaitu. Protams, tiešs salīdzinājums nav iespējams, jo atšķiras abu bibliotēku struktūra, ēkas uzbūve, lasītāju paradumi un pienākumu sadalījums. Tomēr šāda pieredze dod vērtīgu atskaites punktu salīdzinājumam, domājot par darba procesu un funkciju organizāciju.

Lasītājiem joprojām pieejamas arī mikrofilmu lasīšanas iekārtas – vēl viens apliecinājums tam, ka pat ļoti aktīvas digitalizācijas laikmetā iepriekšējās tehnoloģijas nepazūd uzreiz, bet turpina pildīt savu funkciju.

No kopkataloga līdz MEK+ un elektroniskajam periodikas arhīvam

Viena no interesantākajām mobilitātes tēmām bija digitālā pieejamība. Ungārijas Nacionālajā bibliotēkā izveidota platforma MEK+, kas ļauj bibliotēkas reģistrētajiem lietotājiem uz noteiktu laiku piekļūt arī ar autortiesībām aizsargātiem elektroniskajiem izdevumiem. Izdevumu nevar lejupielādēt vai brīvi koplietot, un vienlaikus to var izmantot viens lietotājs. Pieeja tiek piešķirta uz septiņām dienām.

Risinājums ir interesants, jo digitālajā vidē saglabā principu, kas līdzinās fiziskas grāmatas izsniegšanai – konkrēts eksemplārs, konkrēts lietotājs un noteikts izmantošanas laiks.

Savukārt, elektroniskais periodikas arhīvs EPA pēc būtības ir mums ļoti pazīstams risinājums, jo tā mērķi un saturs sasaucas ar LNB portālu Periodika.lv. EPA digitalizētais saturs lielā mērā veidots no mikrofilmām, un žurnāliem līdzās viena numura lejupielādei, iespējams lejupielādēt arī atsevišķas lapas vai rakstus.

Tieši šādi salīdzinājumi mobilitātē bija īpaši vērtīgi, ļaujot secināt, ka ne vienmēr no pieredzes apmaiņas jāatgriežas tikai ar jaunām idejām. Tikpat nozīmīgi ir redzēt, ka citās nacionālajās bibliotēkās zināmus izaicinājumus risina līdzīgi, un pārliecināties, ka arī Latvijā izvēlētais attīstības virziens daudzos jautājumos ir starptautiski salīdzināms.

Digitalizācija – ne tikai skenēt, bet arī sakārtot

Ungārijas Nacionālajā bibliotēkā digitalizācija notiek ļoti lielā apjomā. Jaunajā digitalizācijas centrā izvietotas aptuveni 30 darba stacijas, un tiek digitalizētas grāmatas, periodika, disertācijas un citi dokumenti.

Tomēr viena no svarīgākajām sarunās izskanējušajām atziņām bija, ka nākamais izaicinājums vairs nav tikai digitalizēt pēc iespējas vairāk. Arvien lielāka nozīme ir postdigitalizācijai – jau radītā digitālā satura sakārtošanai, strukturēšanai, ilgtermiņa glabāšanai un izmantojamības nodrošināšanai.

Arī mākslīgais intelekts šeit tiek uztverts pragmatiski – nevis kā cilvēka darba aizvietotājs, bet kā potenciāls palīgs rutīnas procesu automatizācijā. Kolēģi eksperimentē, piemēram, ar attēlu segmentēšanu un digitalizēto lapu automātisku sadalīšanu, vienlaikus uzsverot, ka rezultātam nepieciešama cilvēka klātbūtne.

Kultūras mantojuma jomā tas ir īpaši nozīmīgi, jo, lai arī efektivitāte ir svarīga, precizitāte un uzticamība joprojām ir pirmajā vietā.

Ko paņemām līdzi no Ungārijas?

Visas trīs pieredzes apmaiņas dienas bija ļoti intensīvas, un dažkārt šķita, ka katrai no apmeklētajām institūcijām būtu vajadzīga vēl vismaz viena pilna diena. Tomēr vairākas atziņas caurvija visu mobilitāti.

Pirmkārt, digitalizācija un oriģināla saglabāšana nav savstarpēji konkurējoši procesi. Digitālā kopija ļauj mazināt oriģināla izmantošanu un paplašināt pieejamību, bet fiziskā dokumenta ilgtermiņa saglabāšanas nozīme tādēļ nemazinās.

Otrkārt, būtiska ir preventīvā saglabāšana. Piemērots klimats, konservācija, pareiza krājuma izvietošana un savlaicīga materiālu stāvokļa izvērtēšana ilgtermiņā var būt tikpat nozīmīga kā restaurācija.

Treškārt, ļoti vērtīga ir dažādu profesionālo jomu sadarbība. Restaurators, digitalizācijas speciālists, krājuma glabātājs, bibliotekārs, arhīvists un IT speciālists arvien biežāk strādā pie viena procesa dažādiem posmiem. Tehnoloģiju attīstība šīs robežas padara arvien mazāk izteiktas.

Ceturtkārt, mobilitāte deva iespēju paskatīties uz mūsu pašu darbu no malas. Ungārijas Nacionālās bibliotēkas un LNB organizatoriskā struktūra daudzviet būtiski atšķiras, taču abu institūciju pamatuzdevumi ir līdzīgi. Tas ļauj salīdzināt ne tikai konkrētus risinājumus, bet arī uzdot sev jautājumu, kāpēc mēs konkrēto procesu organizējam tieši tā un vai to iespējams darīt efektīvāk.

Visbeidzot, pieredzes apmaiņa vēlreiz apliecināja, ka kultūras mantojuma saglabāšanā nav viena universāla risinājuma. Ir nepieciešama profesionāla kompetence, sadarbība, pielāgota infrastruktūra un spēja pielāgoties tehnoloģiskajām pārmaiņām, vienlaikus nezaudējot galveno mērķi – saglabāt uzticamu un pieejamu kultūras mantojumu nākamajām paaudzēm.

Ungārijas kolēģu atsaucība, atvērtība un vēlme dalīties ar veiksmīgajiem risinājumiem, kā arī ikdienas izaicinājumiem padarīja šo mobilitāti īpaši vērtīgu. Savukārt, nodibinātie profesionālie kontakti rada labu pamatu arī turpmākai Latvijas un Ungārijas kultūras mantojuma institūciju sadarbībai.

Visi foto – mobilitātes dalībnieku personiskais arhīvs.

Erasmus+ programmas ADU sektora mobilitātes projekts “Pieaugušo izglītības mobilitātes” (Adult education mobilities) Nr. 2025-1-LV01-KA121-ADU-000318227

Autores:
Dina Sproģe
Latvijas Nacionālās bibliotēkas
Periodikas nodaļas vadītāja

Vineta Žogota
Latvijas Nacionālās bibliotēkas
Galvenās krātuves centra
Obligātā eksemplāra arhīva krājuma vadītāja

Sadarbībā ar:
Zani Krūmiņu-Bērtulsoni
Latvijas Nacionālā arhīva eksperti dokumentu uzskaitē un saglabāšanā

Jāni Rimšānu
Latvijas Nacionālā arhīva galveno fonda glabātāju