28. februārī valdība apstiprināja Ministru kabineta (MK) noteikumus - "Kārtība, kādā publiskos dokumentus pārvērš elektroniskā formā".

Tiesiskā regulējuma mērķis ir noteikt procedūru, kādā institūcijas un Latvijas Nacionālais arhīvs veic publisko dokumentu pārvēršanu elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, pārvēršanas tehniskās prasības, kā arī kārtību, kādā glabājami iegūtie dokumenti un tiek iznīcināti pārvērstie publiskie dokumenti.

 
Tiesiskā regulējuma mērķgrupa ir institūcijas, kā arī Latvijas Nacionālais arhīvs. Latvijas Nacionālā arhīva uzraudzībā šobrīd ir 3419 institūciju, kurām būs tiesības veikt dokumentu pārvēršanu elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē.

 

Institūciju un Latvijas Nacionālā arhīva darbības gaitā rodas nepieciešamība pārvērst publiskos dokumentus elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, lai aizsargātu tos no bojāejas, palielinātu publisko dokumentu pieejamību un samazinātu dokumentu uzglabāšanas izmaksas. MK noteikumi regulē procedūru, kādā institūcijas un Latvijas Nacionālais arhīvs veic publisko dokumentu pārvēršanu elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē, nosaka pārvēršanas tehniskās prasības. Tie nosaka arī kārtību, kādā glabājami iegūtie dokumenti un kā tiek iznīcināti pārvērstie publiskie dokumenti.

 

MK noteikumi paredz, ka institūcijām un Latvijas Nacionālam arhīvam publisko dokumentu pārvēršana elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē ir jāsāk ar tehnisko prasību ievērošanu – publisko dokumentu pārvēršanai nepieciešamo tehnisko resursu sagatavošanu, lai nodrošinātu pārvēršanas procesā iegūto dokumentu autentiskumu un integritāti attiecībā pret publisko dokumentu. Pirms uzsāk publisko dokumentu pārvēršanu, MK noteikumos ietvertās normas paredz publisko dokumentu izvērtēšanu, nosakot to piemērotību vai nepiemērotību šādam procesam. Būtiski ir nodrošināt publisko dokumentu pārvēršanas procesā veikto darbību nepārtrauktu dokumentēšanu, korekti norādot noteikumu pielikumos prasīto informāciju.

 

Jāatzīmē, ka publisko dokumentu pārvēršanai elektroniskā formā līdz šim nebija vienotas koncepcijas, jo katrai institūcijai bija savi kritēriji. 2011. gada 1. janvārī spēkā stājās Arhīvu likums, kura 9. panta otrā daļa paredz Ministru kabinetam noteikt vienotu kārtību publisko dokumentu pārvēršanai elektroniskā formā glabāšanai elektroniskā vidē (iegūto dokumentu izveidošanu), nodrošinot Arhīva likuma 10. pantā noteikto prasību, ka iegūtajam dokumentam ir tāds pats juridisks spēks kā oriģināliem publiskiem dokumentiem. 

Ziņu sagatavoja:
Lolita Rūsiņa
Kultūras ministrijas
Sabiedrisko attiecību speciāliste
Tālr.: 67330306; 29438087

Tagi: MK noteikumi, Publiskie dokumenti